CARNAVAL DEL PUEBLO TÉRMINOS Y CONDICIONES
Los comerciantes deben leer y aceptar estos términos y condiciones para participar en CDP 2025.
1. Seguro de Responsabilidad Civil
1.1. Los comerciantes son responsables del seguro de sus bienes y deben contar con un seguro de responsabilidad civil vigente por un valor de 5 millones de libras esterlinas o más en el momento del evento para comida y bebidas callejeras, o de 2 millones de libras esterlinas o más para artesanías y exposiciones.
1.2. Todos los comerciantes deben presentar copias de su seguro al presentar su solicitud y llevar los originales para su inspección en el evento.
1.3. El comerciante no responsabilizará al Organizador del Evento ni a sus Socios por pérdidas, daños, robos o destrucción de cualquier exhibición, mercancía, propiedad o equipo.
2. Salud y Seguridad
2.1. Los Oficiales de Salud y Seguridad, de conformidad con la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1974, inspeccionarán el recinto durante el evento. Cuando corresponda, los recintos también podrán ser inspeccionados por Salud Ambiental, Oficiales de Normas Comerciales o cualquier otro organismo profesional. 2.2. Generadores: Por razones de salud y seguridad, debe usar la fuente de alimentación del evento. No se permite a los participantes traer su propio generador ni usar el motor de sus vehículos (excepto las furgonetas de helados con motores ecológicos). El suministro de energía está disponible para los participantes como suministro de pago del evento. No se permiten motores en marcha o al ralentí en el evento.
2.3. Sistema eléctrico: Todos los participantes deben cumplir con las especificaciones del evento del CDP para el uso de sistemas eléctricos.
2.4. Gas: Todos los participantes deben cumplir con las especificaciones del evento para el uso de gas.
2.5. Uso de carpas: Todos los participantes deben cumplir con las especificaciones del evento para el uso de carpas.
2.6. Todos los participantes deben proporcionar copias de los certificados de higiene alimentaria. Se requiere un mínimo de tres estrellas para el festival.
2.7. La lista de verificación de seguridad alimentaria y la documentación de evaluación de riesgos de incendio deben completarse y estar disponibles para su inspección y firma por el responsable de salud y seguridad a la llegada, y estar disponibles para su inspección en todo momento, previa solicitud, durante todo el festival.
2.8. Todos los equipos eléctricos deben someterse a pruebas PAT con una etiqueta/certificado vigente, y se debe contar con los certificados de seguridad de gas para todos los equipos de gas.
2.9 Cualquier persona que venda productos ilegales, falsificados o inapropiados será expulsada del establecimiento y se informará a las autoridades competentes.
2.10. Todo comerciante que venda alcohol debe tener licencia para su comercio y cumplir con la norma "Desafío 25", asumiendo la responsabilidad de garantizar que los letreros de "Desafío 25" sean claramente visibles en la unidad.
2.11. Todos los comerciantes deben mostrar la información sobre alérgenos alimentarios de forma clara y asegurarse de que el personal esté capacitado para responder preguntas relacionadas con los ingredientes alergénicos.
2.12. No se permiten animales en el establecimiento, excepto perros de asistencia.
2.13. No se permite el ingreso de vidrio ni la venta de artículos en envases de vidrio, a menos que sea para consumo fuera de la propiedad.
2.14. Los comerciantes son responsables de garantizar que las unidades y el entorno inmediato se mantengan limpios en todo momento y de retirar toda la basura al finalizar el evento, incluyendo basura, folletos, aguas grises y aceite de cocina (que no debe verterse en desagües ni elementos paisajísticos). Los comerciantes deben gestionar los residuos comerciales de forma responsable y considerar en todo momento el impacto ambiental. Por favor, asegúrese de reciclar la mayor cantidad posible de residuos.
2.15. Los comerciantes deben asegurarse de proporcionar copias de la siguiente documentación al equipo de CDP a más tardar el viernes 18 de julio de 2025:
Detalles del registro ante su respectiva autoridad local
Puntuación de la calificación de higiene alimentaria
Certificado de higiene alimentaria para todo el personal que manipula alimentos (al menos nivel 2)
Evaluación de riesgos específica del lugar/APPCC (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control). Esto debe incluir una evaluación del riesgo de incendio. Certificado de seguridad de gases (realizado en el plazo de un año tras el Festival)
Certificado PAT (realizado en el plazo de un año tras el Festival)
Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria/Sistema de diligencia debida
Seguro de Responsabilidad Civil
Plan de Gestión de Alcohol, incluyendo el Desafío 25 (si se vende alcohol)
Datos del titular de la licencia (si se vende alcohol)
3. Tamaño y ubicación de las parcelas
3.1 Las parcelas/unidades son intransferibles. La inscripción no otorga ningún derecho ni expectativa de que un puesto o unidades se ubiquen en una ubicación específica. Las decisiones del Organizador del Evento son definitivas en cuanto a la disposición y ubicación de los puestos/unidades.
3.2. Si se detecta que un comerciante excede el espacio asignado en el formulario de inscripción, se aplicará un cargo adicional por el espacio adicional utilizado o se le pedirá que retire cualquier artículo que exceda su espacio asignado.
3.3 Los comerciantes solo pueden traer la estructura mencionada en su solicitud. Por favor, contacte con el equipo del festival inmediatamente si necesita traer una alternativa. Todas las estructuras deben estar firmemente fijadas y ser resistentes a las inclemencias del tiempo. No se ofrecerán reembolsos en caso de mal tiempo.
4. Horario de apertura - Operaciones en vivo el día del festival
4.1. El horario principal de apertura del CDP es el domingo 10 de agosto, de 12:00 a 20:45. Los participantes deben permanecer en este horario. Todos los participantes deben estar listos para operar a las 11:00 h.
4.2. El Organizador del Evento se reserva el derecho de rescindir este contrato en cualquier momento, notificándolo por escrito al operador a la dirección indicada en el formulario de inscripción, siempre que considere que la continuación del alquiler no favorece la buena gestión del recinto o en caso de que la autoridad local u otro organismo público requiera el uso del recinto para cualquier asunto de especial importancia.
5. Tarifas y Cancelaciones
5.1. Tras la presentación de las solicitudes, los solicitantes seleccionados recibirán una oferta de un espacio para operar y se les enviará una factura inmediatamente después.
5.2. El 100 % del precio del espacio deberá abonarse a más tardar el 11 de julio de 2025.
5.3 Todas las facturas deben abonarse en su totalidad en la fecha de vencimiento indicada; de lo contrario, los espacios podrían reasignarse a otros operadores de la lista de espera.
5.4. Si un comerciante desea retirarse del evento con más de cuatro semanas de antelación, se retendrá el 50% de las tasas, pero se reembolsará el resto.
5.5. Si se recibe una notificación de cancelación por escrito con menos de cuatro semanas de antelación, no se efectuará ningún reembolso, a menos que el espacio pueda volver a alquilarse (menos un 25% de gastos de administración que se retendrá).
5.6. Carnaval del Pueblo se reserva el derecho de cancelar las parcelas o el festival en caso de condiciones meteorológicas adversas u otras circunstancias, en respuesta a las directrices gubernamentales u otros motivos. Se ofrecerán reembolsos siempre que sea posible.
6. Protección de Datos
6.1. La información que proporcione se procesará de acuerdo con la ley, en particular la Ley de Protección de Datos y demás legislación aplicable. La información solo se utilizará para registrarlo como comerciante en los eventos de CDP, a menos que la ley nos obligue a hacerlo de otra manera.
7. Fuerza Mayor
7.1. Carnaval Del Pueblo no será responsable de ninguna demora en el cumplimiento o incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones en virtud del presente si dicha demora o incumplimiento se debe a (i) actos o intervención del Gobierno o de agencias gubernamentales, (ii) incendio, inundación o explosión, (iii) caso fortuito, (iv) guerra declarada o no declarada, disturbios o conmoción civil, (v) huelgas u otros conflictos laborales (pero no una huelga o cierre patronal que involucre a la Parte afectada o a cualquiera de sus proveedores y sus respectivos empleados), (vi) cualquier acto, negligencia o incumplimiento de otra Parte, o (vii) cualquier causa fuera de su control razonable.
8. Promoción
8.1. Carnaval Del Pueblo podrá presentar a comerciantes en el sitio web del festival. Siempre que sea posible, se incluirán imágenes. Se anima a los comerciantes a promocionar su participación en el evento. Sin embargo, Carnaval Del Pueblo no permite el uso no autorizado del logotipo del festival en ningún material.
9. Sostenibilidad
9.1. Carnaval Del Pueblo se compromete a que sus eventos sean lo más sostenibles posible. Por favor, apóyenos asegurándose de que los platos, recipientes, vasos y cubiertos sean biodegradables o reciclables. Utilice también productos de Comercio Justo siempre que sea posible.
9.2. Recicle la mayor cantidad de residuos posible.
10. Seguridad del recinto
10.1. El recinto del festival cuenta con personal de seguridad durante todo el día. El personal de seguridad patrullará el recinto durante la noche. Sin embargo, asegúrese de retirar todos los objetos de valor del recinto durante la noche y de que su puesto esté bien cerrado. También debe asegurarse de retirar o guardar bajo llave todos los utensilios de cocina.
10.2. Carnaval Del Pueblo no se responsabiliza por pérdidas o daños a personas o equipos. Es responsabilidad de los comerciantes asegurar la propiedad contra daños.
Gracias por leer atentamente este documento. Esperamos colaborar con usted en Carnaval Del Pueblo 2025.
CARNIVAL DEL PUEBLOTRADING TERMS AND CONDITION
Traders are required to read and agree to these terms and conditions to trade at CDP 2025.1. Public Liability Insurance1.1. Traders are responsible for the insurance of their own property and must have current Public Liability Insurance to the value of £5 million or more at the time of the event for street food/drinks or £2 million or more for arts & craft/expo. 1.2. All traders must submit copies of their insurance cover when submitting an application form and have originals with them for inspection at the event.1.3. The trader shall not hold the Event Organiser or its Partners responsible for any loss, damage, theft or destruction of any exhibit, goods, property or equipment.2. Health and Safety2.1. Health and Safety Officers under the Health & Safety at Work Act 1974 will inspect the site during the event. Where appropriate, sites may also be inspected by Environmental Health, Trading Standards Officers or any other professional body.2.2. Generators: You must use the onsite event power supply for H&S reasons, traders are not permitted to bring their own generator or run from vehicle engines (apart from ICE Cream Vans with eco engines). Power is available as a paid for supply by the event to traders. Idling/running engines are not permitted onsite. 2.3. Electrics: All traders must adhere to the CDP Event Specification for electrics.2.4. Gas: All traders must adhere to the Event Specification for gas usage.2.5. Gazebo Usage: All traders must adhere to the Event Specification for the use of gazebos.2.6. All traders must provide copies of food hygiene rating certificates. A minimum of three stars is required for the festival.2.7. The Food Safety check-list and fire risk assessment documentation must be completed and available for inspection and signing by the Health & Safety Officer on arrival and be available for inspection at all times on request throughout the duration of the festival.2.8. All electrical equipment must be PAT tested with a current sticker/certificate with the equipment and gas safety certificates must be available for any gas equipment.2.9 Anyone found selling illegal, counterfeit or inappropriate goods will be removed from the site and the relevant authorities informed.2.10. Any traders selling alcohol must be licensed to trade alcohol and adhere to ‘Challenge 25’ taking responsibility for ensuring that ‘Challenge 25’ signs are clearly visible on the unit.2.11. All traders must display food allergen information clearly, and ensure staff are equipped to answer questions relating to allergen ingredients.2.12.Do not have any animals on site except assistance dogs.2.13. Do not bring any glass on site or sell items in glass containers unless it is for off sale consumption.2.14. Traders are responsible for ensuring that units and immediate surroundings are kept tidy at all times and all rubbish is removed at the end of the event, this includes litter, flyers, grey water and cooking oil (which must not be poured into drains or landscaped features). Traders must make arrangements to deal with trade waste responsibly and the environmental impact should be considered at all times. Please ensure that you recycle as much of your waste as possible.2.15. Traders must ensure they have provided copies of the following documentation to the CDP team by no later than Friday 18th July 2025:Details of registration with their respective local authorityFood hygiene rating scoreFood hygiene certificate for all staff handling food (at least level 2)Site specific risk assessment/HACCP (Hazard Analysis & Critical Control Points). This should include fire risk assessment. Gas safety certificate (carried out within a year of the Festival)PAT certificate (carried out within a year of the Festival)Food Safety Management System/Due diligence systemPublic Liability InsuranceAlcohol Management Plan including Challenge 25 (if selling alcohol)Licence holder details (if selling alcohol)3. Pitch Size and Locations3.1 Units/pitches/plots are non-transferable. At no time does registration bestow any rights or expectation that a stall or units will be in a particular exact position/location. The Event Organiser’s decisions are final with regard to the layout and position of the stalls / units.3.2. Any traders found exceeding their allocated pitch as determined on the registration form will be charged additionally for the extra space used or will be asked to remove any item exceeding their allocated pitch.3.3 Traders may only bring the structure mentioned in their application. Please contact the festival team immediately if it is necessary to bring an alternative. All structures must be secured firmly and able to withstand adverse weather conditions. Refunds will not be offered in the event of adverse weather.4. Trading hours - Live Festival Day Operations4.1. Core trading hours for CDP are: Sunday 10th August 12:00-20:45. Traders are required to stay for these hours. All traders must be set up and ready to trade by 11am.4.2. The Event Organiser reserves the right to cancel this agreement at any time by giving notice in writing to the trader at the address given on the registration form whenever it is of the opinion that the continuance of the hiring would not be in the interests of the good management of the site or in the event of the local authority or other public body requiring the use of the site for any matter of special importance.5. Fees and Cancellations5.1. Following submission of application forms, successful applicants will receive an offer of a trading pitch and will be sent an invoice straight after. 5.2. 100% of your pitch fee will be due no later than 11th July2025. 5.3 All invoices must be paid in full by the stated due date, otherwise pitches may be reallocated to other traders on the waiting list.5.4. If a trader wishes to withdraw from the event more than four weeks prior to the event, 50% of the fees will be retained, but any remainder will be refunded.5.5. If written notice of cancellation is received less than four weeks prior to the event, no refund will be payable unless the space can be re-let (minus a 25% administration fee will still be retained).5.6. Carnaval del Pueblo reserves the right to cancel pitches or the festival in the event of adverse weather or other circumstances, in response to government guidelines or other reasons. Refunds will be offered where possible. 6. Data Protection6.1. The information you provide will be processed in accordance with the law, in particular the Data Protection Act and other applicable legislation. The information will only be used to register you as a trader at CDP events unless we are required by law to do otherwise.7. Force Majeure7.1. Carnaval Del Pueblo shall not be liable in respect of any delay in performing or failure to perform any of its obligations hereunder if such delay or failure results from (i) acts or intervention of Government or Government agencies, (ii) fire, flood or explosion, (iii) Act of God, (iv) declared or undeclared war, or riots or civil commotion, (v) strikes or other industrial disputes (but not a strike or lockout involving the affected Party or any of its suppliers and their respective employees), (vi) any act neglect or default of another Party, or (vii) any cause outside its reasonable control.8. Promotion8.1. Carnaval Del Pueblo may feature traders on the festival website. Where possible images will be included. Traders are encouraged to promote their participation in the event. However, Carnaval Del Pueblo does not permit unauthorised use of the festival logo on any materials.9. Sustainability9.1. Carnaval Del Pueblo are committed to making our events as sustainable as possible. Please support us by ensuring plates, containers, cups and cutlery are biodegradable or recyclable. Please also use Fairtrade products where possible.9.2. Please recycle as much waste as possible.10. Site Security10.1. The festival site is covered by security throughout the day. Security personnel will patrol the site overnight. However, please ensure all valuables are removed from site overnight, and that your stall is secured safely. You must also ensure that ALL cooking utensils are removed or locked away securely.10.2. Carnaval Del Pueblo accepts no responsibility for loss or damage to persons or equipment. It is the responsibility of Traders to insure property against damage.Thank you for reading this document carefully. We look forward to working with you at Carnaval Del Pueblo 2025.
